WBS 是項目管理中經常用到的管理工具，但是卻有小夥伴提出對它的用法不是很清晰，所以今天我們就用一篇文，一起來學習一下它的用法。
為瞭邏輯更清晰，我們從幾個點遞進的來講：概念、結構要素、分解原則、整體分解步驟。
一、WBS是什麼？
WBS 英文全稱是“ Work Breakdown Structure ” ，中文意思是工作分解結構，是一種把項目工作和項目可交付成果逐步劃分為更小，更易於管理的組成部分的技術。
這裡面的關鍵詞是什麼呢？項目工作和項目可交付成果，是用來分解的內容；更小、更易於管理，是要分解的程度。
那這種程度是要到什麼級別？第一點是小到理論上不能再分，比如說我要出去旅遊，WBS裡有一項是交通，它可以是打的，可以是其他工具，但是到機票這一級就不能再往下分瞭。
第二點就是可以分域管理的工作包，也就是說這個工作包可以被單獨分派出去，且能估算出它的成本、進度、資源。
二、結構要素
WBS 的結構一般是分為 3 到 5 層，第一層級內容是項目成果，第二層級是項目成功的重要組成部分，第3~5級是細節組成。
每一層級也會有不同的原則，具體是：第一層要清晰具體，比如，內容要寫成名稱+性質+類別（項目管理全能工具箱培訓項目）而不是簡單的培訓項目。
第二層要求必須100%完整，如果少於100%就會在做的過程中遺漏一些內容，如果多於100%就會有范圍蔓延，會影響下一步的進度計劃。
第3~5層就是可交付成果的形式，隻有這樣我們才能把工作包分配具體的負責人。所以最後一層工作包中其實是可以包含任務負責人、時間、成本（各種資源）等內容的。
除瞭層級規則之外，WBS也有其獨特的組件命名規則，一般是由編號+名詞組成，比如在制造汽車的項目中就可能有叫 1.4.1座椅 的組件。
關於編號一般是以數字層級逐漸往下來區分層級，比如說1、1.1、1.1.1等等。
當然也可以逐漸遞減的方式，隻是通常大傢對於阿拉伯數字更加的敏感。
而編號後的名稱也隻能是名詞不能是動詞，就像上面提到的 1.4.1座椅，就不能是1.4.1安裝座椅，因為安裝座椅已經是行動內容瞭，我們安排工作是會到座椅是誰負責這一步，但具體的行動每個人有不同的行為模式，在WBS中就不易體現瞭。
知道瞭層級和命名，WBS的結構和編排的方法又是怎麼樣的呢？我們可以有這樣的幾種方法：以主要可交付成果、以項目階段、以子項目、以地理位置、以部門等來編排。
雖然方法有多種，但是在項目管理中最常用的還是可交付成果和項目階段的為多，這兩種方法更容易讓我們做到不重不漏，也就是說相互獨立，就是更容易符合相互獨立的原則。
而以地理位置和部門分類的時候就很容易產生一些模糊地帶，比如說有一個網站建設要按照地理位置分，這個網站先建設河南網站又建設安徽網站（兩個地區緊挨），這個時候設計網站可能就會產生一些工作包的重疊。
三、分解原則
除瞭命名有規則之外，為瞭保證WBS的分解更合理，它也有固定的分解原則，比如說：
- 幹系人參與原則：有參與度才有支持度。
- 100%原則：隻有想的全面才能做的全面。
- 相互獨立原則：相互獨立才能杜絕出現責任交叉和推諉現象。
- 不可再分原則：最小單位才能任務清晰且易於管理。
- 信息透明原則：信息透明才能互相信任，資源合理利用，並清晰自己的職責。
- 80小時原則：負責人必須在管理上花費40-80個小時才能真正做好項目。
- 責任到人原則：人都會趨利避害，隻有責任到人才能努力負責。
- 滾動式規劃原則：緊跟現狀才能做最優化的選擇。
- 3-5層原則：一般層級是3~5層，少瞭容易不清晰，多瞭可能會混亂。
- 結果可以考核原則：隻有可考核才能真正責任到人。
不管是原則還是命名規則在真正去畫WBS的時候都有可能會忘掉具體的內容，這個時候我們就可以用到質量核對單來逐一核對，以保證畫出的WBS更可靠。
這裡列出一個WBS質量核對單供大傢參考，不過大傢可以根據項目的情況有所增減，比如說你的項目中某一項特別重要，但又容易忘，就可以加到核對單中，以保證每次都能註意到這個點。
可參考的質量核對單：
- 明確瞭項目工作
- 涵蓋瞭100%的工作，包含瞭須完成的所有可交付成果，包括項目管理
- 工作包有利於識別為交付工作包所需開展的任務
- 以圖形、文本或表格來呈現對項目范圍的逐層分解
- WBS組件用名詞和形容詞命名
- 是全部可交付成果的層級結構
- 每個組件都有一個WBS標識（編碼）
- 至少有兩層，其中至少有一個分解層
- 由工作的執行者創建，幹系人和專傢已經參與WBS的創建
四、整體分解步驟
講過瞭結構和原則，我們整體看一下WBS的分解步驟，其中內容分五步：
- 識別和分析可交付成果及相關工作
- 確定WBS的結構和編排方法
- 自上而下逐層細化分解
- 制定和分配標識編碼
- 核實分解程度是必要且充分的
舉個例子：
領導分配給你一項工作，現在公司裡面決定給大夥兒加餐，每天中飯後加一個蘋果，現在讓你看看怎麼買合適。
你先想想你會怎麼做？
那麼現在我們一起用 WBS 的方式看看會怎麼做。
第一步：識別和分析可交付成果及相關工作
可交付成果毋庸置疑是預定蘋果，那麼預定蘋果我們需要思考哪些內容？預定蘋果的地方、蘋果的報價、蘋果的質量、送貨時間、供應商信息、可供選擇的供應商等。
而思考這些內容的依據是什麼，那就要思考以下問題。
老板這樣做的目的是什麼？可接受的價格范圍是多少？用餐者的想法是什麼？什麼樣的質量用餐者能接受，也能達到領導的目的？什麼樣的供應商能符合這些要求等
綜合下來就是考慮幹系人的想法和目的，然後得到相應的時間、成本、質量、范圍的內容，然後更全面的做事。
第二步：確定WBS的結構和編排方法
從當前的情況來看，以可交付結果來編排更合適，主標題就是預定蘋果，第二層就是預定蘋果的地方、蘋果的報價、蘋果的質量、送貨時間、供應商信息、可供選擇的供應商等。
第三步：自上而下逐層細化分解
然後每一個子菜單單逐層往下分解，比如預定蘋果的地方可以是商場、水果市場等所有的第二層依次往下。
註：對於流程不熟悉的項目也可以用自下而上的方法，前期先做調研，然後思考分類，最後形成WBS的框架。
第四步：制定和分配標識編碼
從1.0依次往下標識，比如預定蘋果的WBS組件時1.0預定蘋果，第二層是1.1預定蘋果的地方、1.2蘋果的報價、1.3蘋果的質量、1.4送貨時間、1.5供應商信息、1.6可供選擇的供應商，然後第三層……
第五步：核實分解程度是必要且充分的
查看每一項是否充分必要，不需要的要刪除，有遺漏的添上。
好瞭，到此內容就差不多講完瞭，推薦給大傢幾個WBS的編制軟件：
- WBS Chart Pro
- Mindview
- Microsoft Office Visio and WBS Modeler
- 電子文檔
- MindManager
- Microsoft Office Project and WBS Director
- Primavera P6
內容結束，如果對你有用的話，歡迎點贊、在看、轉發，讓更多人看到~
文章內容參考清暉直播間視頻：《如何運用工作分解結構，助力職場高效》